APIC
Bureau d'étude en ingénierie de l'organisation
@pic-93
Réalisations
Quelques exemples de situations étudiées et des réponses d'organisation apportées.
Chaque organisation est singulière. Les exemples présentés ci-dessous sont volontairement anonymisés. Ils illustrent la diversité des situations auxquelles peut être confrontée une direction générale ou opérationnelle.
Structuration d'une fonction d'ordonnancement,
de planification et de coordination des opérations
Contexte
Dans le cadre de l'accroissement du volume de maintenance et travaux de 20% généré par une augmentation de l'utilisation des infrastructures. Une entreprise souhaitait structurer sa fonction d'ordonnancement, planification et coordination des opérations.
L'enjeu n'était pas seulement d'absorber une charge croissante, mais également d'améliorer l'utilisation des capacités disponibles, de mieux maîtriser les arbitrages nécessaires et de réduire les difficultés liées aux aléas d'exécution.
Travaux réalisés
En premier lieux, l'organe de production a été caractérisé : sa fonction, sa contribution à la mission générale, son rôle auprès des établissements de productions. Un certains nombre de conditions de réussite, par ordre de priorité ont été préconisées et présentées aux client qui, retenant ou excluant certaines d'entre elles, a souhaité poursuivre sur une phase de faisabilité.
L'analyse a alors porté sur l'environnement de production : normes applicables, moyens humains et matériel, outil, usage, etc. Cette phase à nécessité la collecte des information, les visites sur le terrain, la rencontre des acteurs.
Elle a permis d'établir un plan d'action simplifié, un définition de principes des rôles et responsabilité et un bilan prévisionnel.
Sur cette base, l'organisation cible a été déclinée précisant les missions, moyens, mécanismes de délégation, tâches importantes, procédure opérationnelles, etc.
L'organisation retenue a ensuite été traduite sous la forme de différents instruments d'organisation :
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organigrammes ;
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fiches de poste ;
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note d'organisation ;
-
supports de présentation de l'organisation ;
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description des procédés transverses ;
-
formalisation détaillée des procédés nouveaux ou particulièrement sensibles ;
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programme et plan d'action de mise en œuvre.
Des supports de formation adaptés aux nouveaux procédés ont également été conçus afin de faciliter leur appropriation par les responsables concernés.
Enfin, les nouveaux procédés ont été présentés et mis en pratique avec les responsables identifiés afin de permettre leur prise en main et de vérifier leur bonne compréhension.
Résultats obtenu
L'organisation distingue les rôles et responsabilités nécessaires à l'accomplissement de la fonction globale de coordination et précisent les points d'articulation. Les arbitrages liés à l'utilisation des capacités disponibles s'inscrivent dans des chaînes de décision identifiées et connues des acteurs concernés. Les rôles, responsabilités et relations de travail reposent sur des références communes cohérentes avec la mission générale et les objectifs poursuivis. Les acteurs disposent des repères nécessaires à la prise de fonction, à l'exercice de leurs responsabilités et à l'application des procédés. L'ensemble constitue un cadre de fonctionnement capable d'intégrer l'évolution de l'activité.
Création d'une fonction logistique de distribution
Contexte
À la suite du déplacement de sa plate-forme logistique principale, une organisation devait repenser les modalités d'approvisionnement de plusieurs sites répartis sur son territoire.
Le modèle historique reposait sur le déplacement des utilisateurs vers le centre logistique. La nouvelle implantation rendait ce fonctionnement inadapté et nécessitait la création d'une fonction de distribution.
Travaux réalisés
L'étude a porté sur les flux à assurer, les contraintes opérationnelles, les moyens disponibles et les besoins des différents sites desservis.
Plusieurs scénarios d'organisation ont été évalués afin d'en mesurer les conséquences sur les moyens humains, matériels et budgétaires.
L'organisation retenue a conduit à la définition :
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d'une fonction logistique dédiée ;
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d'un système de commande dématérialisé ;
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de tournées de distribution ;
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de procédures de préparation, d'expédition et de livraison ;
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des responsabilités associées.
Les instruments nécessaires à l'exploitation du dispositif ont ensuite été élaborés et intégrés à l'organisation existante.
Organisation obtenue
L'approvisionnement des différents sites s'appuie désormais sur une organisation dédiée intégrant les fonctions de commande, de préparation et de distribution.
Les flux logistiques, les responsabilités et les interfaces entre acteurs sont explicitement définis.
L'ensemble permet d'assurer la continuité du service tout en accompagnant l'évolution de l'activité et des besoins des utilisateurs.
Structuration d'une fonction d'ordonnancement,
de planification et de coordination des opérations
Contexte
Dans le cadre de l'augmentation du volume d'activités à réaliser et de la nécessité de mieux utiliser les ressources disponibles, une entreprise souhaitait structurer sa fonction d'ordonnancement, de planification et de coordination des opérations.
L'enjeu n'était pas seulement d'absorber une charge croissante, mais également d'améliorer l'utilisation des capacités disponibles, de mieux maîtriser les arbitrages nécessaires et de réduire les difficultés liées aux aléas d'exécution.
Travaux réalisés
Une étude du cadre réglementaire applicable, des normes en vigueur et de l'environnement opérationnel a permis d'identifier les missions à assurer, les mécanismes d'ordonnancement nécessaires et les différentes aires de responsabilité.
Sur cette base, une organisation cible a été définie précisant les fonctions nécessaires, leurs missions et leurs aires de responsabilité respectives.
L'organisation retenue a ensuite été traduite sous la forme de différents instruments d'organisation :
-
organigrammes ;
-
fiches de poste ;
-
note d'organisation ;
-
supports de présentation de l'organisation ;
-
description des procédés transverses ;
-
formalisation détaillée des procédés nouveaux ou particulièrement sensibles ;
-
programme et plan d'action de mise en œuvre.
Des supports de formation adaptés aux nouveaux procédés ont également été conçus afin de faciliter leur appropriation par les responsables concernés.
Enfin, les nouveaux procédés ont été présentés et mis en pratique avec les responsables identifiés afin de permettre leur prise en main et de vérifier leur bonne compréhension.
Organisation obtenue
La fonction dispose désormais d'une organisation clairement définie, de responsabilités identifiées et de procédés documentés permettant d'assurer l'ordonnancement, la planification et la coordination des opérations dans un cadre cohérent.
Les mécanismes d'arbitrage, les responsabilités associées et les interfaces entre acteurs sont explicitement définis et peuvent être appliqués de manière autonome par les équipes.